Die Schulhelferinnen und Schulhelfer unterstützen im Schulalltag, z.B. beim An- und Auskleiden, Essen und Trinken, bei der Grundpflege und Hygiene, aber auch bei der Orientierung auf dem Schulgelände oder bei der Durchführung von Unterrichtsvorhaben. Sie assistieren bei der Nutzung von Unterrichtsmaterialien und orthopädischen oder anderen Hilfsmitteln und überwachen bei Bedarf die Medikamenteneinnahme. Dabei arbeiten sie eng mit den Lehrkräften der jeweiligen Schule zusammen und begleiten bei Bedarf auch auf Ausflüge und Klassenreisen. Schulhilfe wird in allen Schultypen eingesetzt — von der Eingangsstufe (ab 1. Klasse) bis zum Abitur, sowohl an öffentlichen Schulen, als auch an Schulen in freier Trägerschaft.
Das Berliner Schulgesetz regelt in der Sonderpädagogikverordnung (§ 5 SopädVO Berlin) diese schulergänzenden Maßnahmen. Der Antrag auf Schulhelfer*innen erfolgt bis spätestens zum 15.04. eines Jahres durch die Schule bei den bezirklichen Schulpsychologischen und Integrationspädagogischen Beratungs- und Unterstützungszentren (SIBUZ). Bei Kindern, die neu in der Schule aufgenommen werden oder bei denen sich erst später ein entsprechender Bedarf zeigt, kann der Antrag auch noch bis zu den Sommerferien gestellt werden. Für Klassenfahrten können Schulhelferstunden 8 Wochen vorher von der Schulleitung beim SIBUZ beantragt werden.
Damit für ein*e Schüler*in Schulhelferstunden bewilligt werden können, muss durch Bescheid der Schulaufsichtsbehörde ein Sonderpädagogischer Förderbedarf festgestellt sein oder eine Diabetes-Erkrankung bestehen. Zudem muss durch amtsärztliches Gutachten die Zuordnung zum Personenkreis des § 35a SGB VIII oder des § 99 SGB IX (vorher §§ 53, 54 SGB XII) festgestellt worden sein. Alternativ reicht auch die Forlage eines Bescheides des Jugendamtes, aus welchem sich die Zuordnung zu einem dieser beiden Personenkreise ergibt.
Zum Personenkreis des § 35a SGB VIII gehören alle Kinder und Jugendlichen, die aufgrund einer seelischen Behinderung wesentlich in ihrer Teilhabe am Leben in der Gesellschaft beeinträchtigt sind oder bei denen eines solche Behinderung droht. Zum Personenkreis des § 99 SGB IX gehören alle anderen Kinder und Jugendlichen, die aufgrund einer körperlichen, geistigen oder aufgrund einer Sinnesbeeinträchtigung wesentlich in der Fähigkeit, an der Gesellschaft teilzuhaben, eingeschränkt oder von einer solchen wesentlichen Behinderung bedroht sind.
Geht die Schule davon aus, dass bei eine*r Schüler*in die Voraussetzungen für einen Schulhelfereinsatz vorliegen, muss dies den Eltern auf Nachfrage mitgeteilt werden. Die Schulaufsicht bewilligt bis Ende Mai gruppenbezogen für alle Schüler*innen einer Schule zusammen die Schulhelferstunden. Es erfolgt also keine Bewilligung einer bestimmten Stundenanzahl für ein bestimmtes Kind, sondern ein Kontingent an Schulhelferstunden für die gesamte Schule. Hierbei wird davon ausgegangen, dass ein*e Schulhelfer*in sich um mehrere Kinder kümmert.
Schulhelferstunden werden grundsätzlich für 1 Schuljahr bewilligt. Bei Schüler*innen mit frühkindlichem Autismus und bei solchen mit Förderstufe I erfolgt die Bewilligung für 3 Jahre und bei Schüler*innen mit Förderstufe II für die Dauer des Besuchs der konkreten Schule (also z.B. für die gesamte Grundschulzeit). Die Schulhelferinnen und Schulhelfer sind in der Regel bei freien Trägern angestellt. Fallen sie krankheitsbedingt aus, muss der freie Träger eine Vertretung in Zusammenarbeit mit der Schulleitung organisieren. Hierfür muss es einen Vertretungsplan geben. Für Fälle, in denen der krankheitsbedingte Ausfall länger als drei Tagen dauert, muss vom Freien Träger eine Vertretung gewährleistet werden.
Schulhilfemaßnahmen dürfen nur genehmigt werden, wenn die ergänzende Pflege und Hilfe nicht mit dem an der Schule vorhandenen Personal leistbar ist und es sich nicht um Pflichtleistungen der Krankenversicherung handelt. Solche Pflichtleistungen der Krankenversicherung können Therapien (z.B. Physiotherapie) oder Behandlungspflege (z.B. Überwachung der Beatmung eines ständig beatmeten Kindes) sein. Daneben gibt es einen Anspruch auf Leistungen zur Teilhabe an Bildung im Rahmen der Eingliederungshilfe gegenüber dem Jugendamt (Teilhabefachdienste), sofern die benötigte Unterstützung nicht oder nicht ausreichend durch die Schulverwaltung erbracht wird.
Sind Schülerinnen und Schüler auf individuelle therapeutische Hilfestellungen im Gruppenzusammenhang angewiesen, kann auch hierfür geeignetes medizinisch-therapeutisches Personal in der Schule eingesetzt werden, das von der Schule beantragt werden muss. Für die Unterstützung der Schüler*innen in der sogenannten ergänzenden Förderung und Betreuung im Nachmittagsbereich gibt es ebenfalls Personalzuschläge.